Anche se non si dovrebbe giudicare un libro dalla copertina, molti clienti tendono a farsi un’opinione di una struttura soltanto dalle prime impressioni. La reception va considerata a tutti gli effetti come la “copertina” della vostra azienda, dove i clienti trascorreranno i primi momenti e si faranno un’impressione della gestione della struttura proprio dalla prima conversazione con gli addetti alla reception

Quindi, è fondamentale che un cliente riceva un’accoglienza adeguata, quando si reca per la prima volta all’interno di una delle vostre strutture, e questo compito è affidato al personale della reception che ha l’incarico arduo di dover far sentire il cliente benvenuto dal primo momento in cui mette piede all’interno dell’edificio.

Il personale della reception

Gli addetti alla reception devono essere in grado di gestire le richieste quotidiane dei clienti e dei visitatori della struttura e hanno bisogno di molta energia e intraprendenza per risolvere qualunque problema possa affliggere gli ospiti. Anche se le capacità fondamentali di un addetto alla reception devono comprendere la massima educazione, cortesia e capacità di problem solving, la qualità più importante di chi lavora alla reception è una grande pazienza, fondamentale per offrire un servizio impeccabile.

Oltre a ricevere i clienti, il personale della reception dovrà essere in grado di eseguire differenti mansioni di gestione e amministrazione della struttura che includono tra le tante:

  • Ricevere e gestire le telefonate dei clienti
  • Controllare la segreteria telefonica
  • Leggere e inviare e-mail
  • Assistere i clienti nella corretta compilazione dei moduli

Per concludere dobbiamo evidenziare un altro aspetto molto importante del lavoro alla reception, ovvero ascoltare e saper riportare correttamente i feedback e le eventuali lamentele dei clienti. È molto importante che il personale della reception sappia gestire correttamente il malcontento di un cliente riguardo la struttura andando sia ad aiutare il cliente, qualora fosse possibile, sia prendendo le parti della struttura qualora la lamentela si basi su un errore del cliente.